Depuis maintenant deux années, de nombreux rendez-vous en face à face se sont transformés en visioconférence. Cette situation nous oblige donc à nous préparer différemment avant certains rendez-vous !

Quoi de mieux que d’avoir un article à votre disposition qui vous donne les meilleurs conseils et astuces afin de mieux se vendre en visioconférence ?

Ce que vous apprendrez dans cet article :

👉 La méthode à suivre pour préparer votre entretien de freelance en visioconférence

👉 Les différents logiciels de visioconférence

👉 Les astuces et conseils à appliquer pour réaliser un entretien de qualité et qui vous démarque

Préparer son rendez-vous à l’avance

Avant de commencer votre réunion en visioconférence, l’important est de bien se préparer. 

Se préparer c’est avant tout se poser les bonnes questions :

• Qui est mon client ?
• Est-ce que je connais son entreprise ?
• Est-ce que la mission que le client me propose me correspond vraiment ? 
• Ai-je besoin de faire un brief avant la visio avec mon agence de freelance (Yalink) ?
• Comment vais-je parler du budget avec le client ?

Une fois que vous vous serez posé ces différentes questions, vous aurez déjà fait un grand pas dans votre préparation. Elles vont vous permettre de vous positionner, de vous remettre en question et surtout d’en apprendre encore plus sur votre client afin de pouvoir rebondir plus facilement lors de l’échange en visioconférence. 

Or, ces questions ne vous suffisent pas afin d’être opérationnel lors de votre rendez-vous. Beaucoup d’autres points sont encore à aborder. 

Tester votre connexion internet

Un rendez-vous en visioconférence nécessite une connexion internet presque parfaite. Nous pouvons comprendre que votre connexion ne fonctionne pas très bien chez vous, mais ce n’est plus une excuse. 😉

Vous avez désormais l’opportunité d’aller dans des bureaux avec la wifi gratuite, chez des amis, chez un membre de votre famille… Mettez toutes les chances de votre côté afin d’avoir la meilleure connexion possible durant ces quelques minutes de visio. Afin de bien tester sa connexion internet ainsi que les différentes fonctionnalités de votre ordinateur nécessaire au bon déroulement du rendez-vous, Yalink vous conseille de :

👉 Tester votre connexion internet grâce à ce site

👉 Vérifier que votre micro fonctionne bien dans les paramètres de votre ordinateur

👉 S’assurer que la caméra de votre ordinateur est fonctionnelle sur l’application caméra

Une fois ces trois points vérifiés, vous serez techniquement capable d’assurer ce rendez-vous en visioconférence et de l’aborder sans stress.

⚠️ Attention, veuillez vous présenter sur la visioconférence environ 10 minutes avant le début de cette dernière. Un problème technique peut arriver à n’importe quel moment. Il vaut mieux être prévoyant !

Les fiches : votre antisèche à vous !

N’ayez pas honte de vous préparer des fiches avant votre rendez-vous !

Le client sera d’autant plus content de votre investissement en voyant que vous avez préparé cet entretien. Les fiches vous serviront tout au long de la visioconférence. Elles vous permettront de ne pas vous perdre et de pouvoir poser les questions que vous avez préparé en amont. Par la même occasion, garder vos notes est impératif afin de pouvoir rajouter des points qui ont suscité votre attention. Vous pourrez par la suite rebondir sur les notes que vous avez prises durant le rendez-vous et vous assurer d’avoir compris la demande du client.

En bref, les fiches sont des pense-bêtes multifonction qui vous permettent de suivre le cours du rendez-vous en étant beaucoup plus à l’aise, et sans avoir peur d’oublier quelque chose.

Teams, Zoom, Meet : Lequel choisir ?

Ces services de visioconférence sont tous les trois différents avec leurs défauts et leurs qualités, mais lequel choisir ? Yalink vous présente ces trois plateformes afin de vous aider dans votre choix.

👉 Zoom

Ce service de visioconférence comprend plus de 300 millions d’utilisateurs réguliers grâce à sa simplicité d’utilisation. Vous pouvez utiliser Zoom pour vos réunions, soit par vidéo, soit uniquement par audio, soit les deux, tout en menant des discussions en direct. 

En plus de son utilisation plus que simpliste, Zoom est disponible sur votre ordinateur et votre téléphone sous forme d’application. Vous pouvez toujours l’utiliser via le lien de leur site internet si le téléchargement d’une application est quelque chose de gênant pour vous ! 

L’application de bureau est disponible pour Windows et macOS, tandis que l’application mobile est disponible pour Android et iOS.

La fonctionnalité gratuite de Zoom permet des réunions limitées à 40 minutes et 100 participants. Vous avez la possibilité de renouveler votre appel après 40 minutes.

👉 Microsoft Teams

Microsoft Teams n’est peut être pas la première plateforme de visioconférence qui vous vient à l’esprit mais elle n’a rien à envier à ses concurrents. 

L’utilisation de Microsoft Teams a nettement augmenté durant ces 3 dernières années. Il a récemment atteint 44 millions d’utilisateurs quotidiens provenant de 93 des entreprises du Fortune 100. 

Microsoft Teams était à la base destiné aux utilisateurs de Microsoft 365 mais à réussi à convaincre un grand nombre d’entreprises par sa qualité de vidéo, la clarté de l’application et la facilité de pouvoir animer une réunion avec un nombre de personnes presque illimité. 

Pour les utilisateurs d’Office 365, Teams est la plateforme idéale afin d’animer vos réunions. L’outil est en capacité de pouvoir créer et partager du contenu, partager son écran, enregistrer les réunions… 

Microsoft Teams est compatible avec Windows, macOS, Android, iOS et est également disponible sur le Web, tout comme les autres applications de Microsoft Office 365.

Teams est compris dans le pack Office (payant), mais vous avez aussi accès à une version gratuite !

👉 Google Meet

Google Meet est une solution de visioconférence qui s’adresse à près de 2 millions d’utilisateurs chaque jour. Cette application suffit largement à des rendez-vous de quelques personnes. Le service peut gérer des réunions beaucoup plus importantes avec jusqu’à 250 participants par appel et 100 000 téléspectateurs. 

Google Meet à récemment innové en proposant une mosaïque durant les réunions qui vous permettra de pouvoir voir 16 personnes en même temps. Soit 4 fois plus qu’avant. Le partage d’écran et de contenus sont aussi disponibles sous cette solution.

Google Meet est disponible en tant qu’application mobile Android et iOS. Vous pouvez également accéder à Meet via les navigateurs Web Chrome, Mozilla, Microsoft ou Safari.

Toute personne disposant d’un compte Google pourra accéder gratuitement à Google Meet. Avec des appels gratuits 24h/24 ou des appels de groupe d’une heure. 

La caméra n’est pas une option !

Lors de votre rendez-vous, il faut avoir en tête que l’entretien sera sous format vidéo. Il faudra donc vous mettre en condition. Nous savons que pour beaucoup de gens, se présenter et se vendre en visio n’est pas toujours facile. Avec la caméra activée vous augmentez de 15% vos chances de satisfaire votre client. 

Donc voici les différents conseils que Yalink peut vous donner afin d’être dans les meilleures conditions : 

• Mettez vous face à la lumière, et non pas à contre jour. Faites un test avant de commencer la réunion afin de vous assurer que votre visage est complètement visible par votre interlocuteur

• Nettoyez votre caméra: avec un chiffon, un sopalin humidifié ou tout ce que vous pourrez trouver chez vous. Une mauvaise visibilité de votre visage dégradera facilement l’entretien que vous allez avoir avec votre client. 

• Lorsque la visioconférence commencera, donner l’honneur à votre client de se présenter en premier si vous en avez l’occasion. Cela lui montrera votre intérêt pour sa mission et le flattera sans aucun doute !

La préparation est importante, mais lors de votre rendez-vous il y a plusieurs points à respecter pour garder une bonne image de votre profil.

Posture et langage verbal : Attention à votre image

Nous savons que ce rendez-vous en visioconférence est un rendez-vous professionnel. Il est donc impératif de mettre toutes les chances de votre côté pour séduire le client que vous avez en face de vous !

👉 Mettez de côté les habits que vous utilisez habituellement en télétravail (pyjama, tee-shirt, sweat…). Restez simple, pas besoin d’en faire trop : un polo ou une chemise suffira. Attention aux chemises de couleur ou avec des motifs qui pourraient faire mal aux yeux de votre interlocuteur à cause du mauvais rendu des détails en visioconférence.

👉 Garder une posture professionnelle en visioconférence n’est pas toujours facile. Nous avons souvent tendance à nous appuyer quelque part, à croiser les bras ou encore à bailler (ce qui est encore moins classe). Le plus important est de bien positionner son ordinateur ou son téléphone. Notre conseil est donc d’éviter de poser vos objets électroniques sur un coussin ou un canapé.

Installez vous sur un bureau avec une chaise à dossier, ce qui vous permettra de vous tenir droit tout le long du rendez-vous. Si vous avez l’opportunité de mettre votre ordinateur sur une pile de livres faites-le ! Pourquoi ? Tout simplement car vous aurez la caméra en face de vos yeux, cela évitera la contre plongée.

Gardez un contact visuel constant avec votre interlocuteur (sauf lorsque vous prenez des notes bien sûr !). Il vous sentira intéressé par le sujet et vous gagnerez sa confiance assez rapidement. 

👉 Le langage verbal : certaines personnes sont un peu moins à l’aise avec la communication verbale, ce n’est pas grave. Le seul remède est l’entraînement ! 

La communication verbale ne représente que 8% de notre communication avec un interlocuteur, mais ce n’est pas pour autant qu’il ne faut pas y faire attention. D’autant plus que le rendez-vous se fera en visioconférence. 

Faites attention aux expressions que vous allez utiliser. Vous n’êtes pas avec votre famille ou vos amis. Nous voulons dire par là qu’il faut totalement oublier le langage que vous utilisez à la maison durant quelques minutes. Parlez chiffres, objectifs, missions tout en gardant un air assez décontracté afin de montrer à votre client que vous savez de quoi vous parlez !

Ne cherchez pas à trouver des mots trop compliqués, que vous n’utilisez pas du tout habituellement. Si une de leurs significations ne correspond pas du tout au sens de votre phrase, vous allez vous perturber tout seul.

Le langage non-verbal, votre atout majeur !

Lors de votre rendez-vous en visioconférence, votre communication non-verbale est votre atout majeur. Elle définit votre personnalité et elle est très observée par l’interlocuteur. 

Il y a donc des postures à éviter à tout prix :

• Croiser les bras : cette action est mal vue dans le sens où elle donne l’image d’une personne fermée à la discussion. 

• Baisser la tête : montre votre manque d’intérêt pour le projet ou la mission que le client vous propose…

• Faire bouger le support de votre ordinateur : nous savons que ce rendez-vous est stressant pour vous, mais il sera très désagréable pour votre interlocuteur de voir votre image sautiller toutes les 30 secondes. 

• Prendre un objet dans ses mains et le manipuler tout le long du rendez-vous : cette action montrera à votre interlocuteur que vous êtes stressé, ce n’est pas l’image que vous voulez montrer à votre futur client n’est-ce-pas ?

Pour conclure, évitez toutes ces mauvaises habitudes que vous pouvez avoir avec des connaissances, des amis ou votre famille afin de maximiser vos chances de réussite devant le client 😉